En la gestión de nuestros proyectos, uno de los temas que más a menudo discutimos en nuestro club de crecimiento de negocio es el método Kanban. Kanban es una metodología ágil, similar a Scrum, que permite a las empresas mejorar continuamente su eficiencia y colaboración.

En este artículo, vamos a explorar a fondo cómo funciona Kanban, vamos a desglosar sus ventajas y beneficios y hablamos del tablero Kanban, para optimizar tu flujo de trabajo implementar esta poderosa herramienta en tu propia empresa.

¿Qué es Kanban en pocas palabras?

Definición de Kanban

El método Kanban es un sistema para gestionar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia del mismo. Fue desarrollado por Toyota en la década de 1950 y ha ido ganando popularidad en los últimos años como forma de gestionar los elementos de trabajo y mejorar la productividad.

El método Kanban utiliza un tablero Kanban para visualizar el flujo de trabajo y seguir el progreso. Las tarjetas Kanban se utilizan para representar los elementos de trabajo, y el tablero se utiliza para seguir el estado de cada tarjeta. El trabajo en curso (WIP) es limitado, de modo que cada elemento puede recibir la atención que necesita, esto ayuda a evitar los cuellos de botella y garantiza que el trabajo se complete de forma eficiente.

Kanban es un sistema flexible que puede adaptarse a las necesidades de cualquier organización siendo cada vez es más popular como metodología para gestionar el flujo de trabajo y mejorar la productividad.

¿Cómo funciona la metodología Kanban?

Kanban se basa en el principio de visualizar el trabajo, de modo que los miembros del equipo puedan ver lo que hay que hacer y cuándo. Para ello se utiliza un tablero con tarjetas que representan diferentes tareas. El tablero se divide en secciones para las diferentes partes del flujo de trabajo, y los miembros del equipo mueven las tarjetas a medida que completan las tareas. También hay un límite en el número de tareas que pueden estar en curso en un momento dado, esto agiliza muchos procesos.

Los principios clave de Kanban son la visualización, la limitación del WIP y la gestión del flujo de trabajo.

¿Qué es un Tablero Kanban?

Un tablero Kanban es una herramienta que le ayuda a visualizar su trabajo, a seguir el progreso y a limitar el trabajo en curso (WIP). Los tableros Kanban pueden utilizarse para cualquier tipo de trabajo, pero son especialmente populares en el desarrollo de software.

Los tableros Kanban están formados por columnas y filas, cada columna representa una etapa del flujo de trabajo, y cada fila representa una tarea. Las tareas están representadas por tarjetas, que contienen información sobre la tarea, como quién es responsable de ella, en qué consiste y cuánto trabajo queda por hacer.

Las tarjetas se mueven de izquierda a derecha a medida que avanzan por las etapas del flujo de trabajo. El número de tarjetas en cada columna está limitado, de modo que sólo se permite una determinada cantidad de trabajo en curso en cada etapa. Esto ayuda a evitar que los trabajadores se vean abrumados con demasiado trabajo, y garantiza que las tareas se completen a tiempo.

Existen muchas herramientas kanban, gratuitas y de pago, algunas son Trello, Jira y Asana.

¿Es Kanban una metodología ágil?

Kanban es una metodología ágil que se utiliza a menudo en el desarrollo ágil. Es un enfoque flexible que puede adaptarse fácilmente a las diferentes necesidades del proyecto, ayudando a los equipos a moverse con rapidez y ofrecer productos de calidad.

Ejemplos exitosos de la metodología Kanban

Desde la fabricación hasta el desarrollo de software, pasando por la gestión de proyectos y más allá, la metodología Kanban ha transformado la forma en que las organizaciones abordan el trabajo y gestionan sus flujos de procesos. Hay muchos ejemplos de éxito del método Kanban en diversas industrias y contextos y a continuación, te menciono algunos de los más destacados.

Kanban y Toyota

Este es quizás el ejemplo más emblemático del éxito de Kanban. Toyota Motor Corporation implementó este sistema en la década de 1950 para mejorar su eficiencia y reducir el desperdicio en sus operaciones de fabricación. El método Kanban les permitió sincronizar la demanda con la producción, reduciendo así el inventario y los costos asociados. A través de tarjetas Kanban, se señalaba cuándo se necesitaban más piezas o componentes, garantizando que cada etapa de la producción tuviera exactamente lo que necesitaba en el momento justo. Este sistema no solo ayudó a Toyota a convertirse en uno de los líderes mundiales en la industria automotriz, sino que también sentó las bases para la adopción del método Kanban en otras industrias.

Valve Corporation

La empresa de desarrollo de software Valve Corporation es otro gran ejemplo de la aplicación exitosa de Kanban. Valve, conocida por títulos populares como “Half-Life” y “Portal”, así como por la plataforma de distribución de juegos Steam, ha utilizado Kanban para mejorar y agilizar su proceso de desarrollo de software. Al adoptar un enfoque Kanban, Valve pudo identificar cuellos de botella, priorizar tareas y garantizar un flujo constante de trabajo, lo que resultó en lanzamientos de software más rápidos y de mayor calidad.

Spotify

La popular plataforma de streaming de música, Spotify, también ha incorporado principios Kanban en sus equipos de desarrollo. Con equipos denominados “squads”, Spotify utiliza tableros Kanban para visualizar el trabajo, desde la idea hasta la implementación. Esto les permite tener una visión clara de las tareas en curso, las que están pendientes y las completadas. Gracias a Kanban, Spotify ha logrado mejorar la colaboración entre equipos, acelerar el tiempo de lanzamiento de nuevas características y mantener un alto nivel de calidad en su servicio.
Si estás interesado en conocer más sobre Spotify, te invito a leer también mi artículo sobre la más famosa estrategia de marketing de Spotify.

Estos ejemplos demuestran la versatilidad y eficacia del método Kanban, que puede ser aplicado en una variedad de contextos, desde la fabricación de automóviles hasta el desarrollo de software y servicios de streaming.

¿Cuáles son los beneficios y ventajas de Kanban?

Un equipo de trabajo Kanban puede ser muy beneficioso, ya que puede ayudar a limitar la cantidad de trabajo que hay que hacer en un momento dado. Esto ayuda a mantener el proceso de producción más organizado y eficiente, mejorando la comunicación y la colaboración dentro de un equipo.

Es Kanban lo mismo que Scrum?

Scrum y Kanban son dos marcos de gestión de proyectos que pueden utilizarse para mejorar la productividad y la comunicación en los proyectos de desarrollo de software. Sin embargo, hay algunas diferencias clave entre los dos enfoques:

• Scrum es un marco para la gestión del trabajo que se basa en ciclos iterativos, o sprints. Cada sprint suele durar dos semanas, y durante ese tiempo, el equipo trabaja para completar un conjunto de tareas. Al final de cada sprint, el equipo revisa su progreso y planifica el siguiente sprint.

• Kanban es un marco para gestionar el trabajo que se basa en el flujo. Es decir, las tareas se completan a medida que llegan, sin asignarlas a sprints específicos. Esto puede ayudar a los equipos a ser más flexibles y responder a los cambios.

Así, aunque Kanban y scrum pueden ser formas eficaces de gestionar proyectos de desarrollo de software, tienen enfoques diferentes y pueden ser más adecuados para diferentes tipos de proyectos.

¿Cómo implementar el método Kanban en tu empresa?

Cualquier empresa puede aplicar kanban si quiere mejorar la gestión de proyectos y mejorar el flujo de trabajo.

Para implantar Kanban, tienes que crear tarjetas Kanban para cada tarea o proyecto, estas tarjetas pueden ser físicas o digitales, y deben colocarse en un lugar visible (como una pizarra). Cada tarjeta debe contener la siguiente información:

– El nombre de la tarea o del proyecto

– Una breve descripción

– El estado de la tarea o el proyecto (por ejemplo, en curso, completado, bloqueado)

– Los miembros del equipo asignados

Una vez que hayas creado las tarjetas Kanban, tendrás que limitar el número de tareas o proyectos que están en curso en un momento dado, esto ayudará a evitar que los miembros del equipo se sobrecarguen y a garantizar que las tareas se completen de manera oportuna.

El método Kanban es una gran manera de mejorar la gestión de proyectos y optimizar el flujo de trabajo en tu empresa, mediante la creación de tarjetas Kanban y la limitación del trabajo en curso, puede asegurarse de que las tareas se completen de manera eficiente y eficaz.

Para cerrar, me gustaría recordarte la oportunidad de unirte a mi club de crecimiento de negocio. Aquí, no solo podrás hablar de Kanban, sino también de una multitud de temas relacionados con la optimización y el crecimiento de tu empresa. Compartir tus experiencias y aprender de las de los demás puede ser un recurso invaluable para desarrollar tus estrategias y alcanzar tus metas.

Además, si sientes la necesidad de revisar el flujo de trabajo de tu empresa e implementar la metodología Kanban de forma personalizada, estoy a tu disposición. Ofrezco un servicio de coaching en el cual, entre otras cosas, estudiamos juntos el método Kanban y cómo puede ser adaptado a tu situación específica.

¡Amuní!
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