La gestión de reserva de citas es una de las tareas más tediosas dentro de la gestión empesarial. Esta actividad al mismo tiempo es la más importante ya que bien organizada y optimizada nos puede agilizar y facilitar la gestión de citas con nuestro clientes. Lo cual de manera indirecta, influye en la actividad econíomida de nuestra empresa.

En esta entrada abordamos los temas importantes que nos permitirán automatizar y mejorar la gestión de citas con nuestros clientes. Consiguiendo que pase de ser una actividad que te quite tiempo a ser una actividad que prácticamente se gestiona sola. Es decir, que tus clientes de manera autónoma reserven, anulen o cambien una cita cualquier día a cualquier hora.

Si ahora no tienes tiempo de leer la entrada, no te pierdas mi video de mi canal de YouTube.

Te cuento en pocos minutos todos los detalles para que automatices este proceso.

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¿Qué es un software de gestión de citas?

Un sistema de citas y gestión de clientes es un programa que permite a los clientes reservar citas con dos clicks y en pocos segundos. Es decir, te permite automatizar todo el sistema de gestión o reserva de citas mejorando así tu calendario.

De esta forma, no es necesario agendar citas por teléfono o por email. Hay dos maneras para reservar la cita:

• Directamente en la página web de tu empresa
• Mediante un enlace a una página externa que llevará a tus clientes a realizar la reserva online.

El software de gestión de citas ofrece a los clientes y posibles clientes una forma cómoda de elegir la hora y la fecha en que desean concertar su cita. Esto ayuda a aumentar el servicio al cliente al permitirles reservar citas más fácilmente, a la vez que da a las empresas más control sobre su calendario.

Con este software, las empresas pueden personalizar su sitio web para mostrar los servicios que ofrecen y permitir a los clientes reservar rápidamente los servicios que buscan. También permite a las empresas hacer un seguimiento de las preferencias de los clientes, de modo que las futuras citas puedan adaptarse en consecuencia.

¿Qué funciones debe tener un programa para agendar citas?

Si estás pensando en usar un sistema de gestión o reserva de citas con tus clientes, descubrirás que hay un montón de softwares en el mercado. Para elegir uno valido, ten en cuenta que un buen gestor tiene sí o sí que tener estas funciones:

1. Integración con Google Calendar: el tuyo y de los clientes. Esto porque Google Calendar es el más usado online, y muchos que tienen Android lo pueden sincronizar con su móvil.
2. Página de reserva personalizable para poner el logo y los datos de tu empresa.
3. Posibilidad de pagar al momento de la reserva, útil sobre todo para los consultores.
4. Sistema de correos automáticos que te notifica si se ha creado una nueva cita, se ha modificado una existente, o se ha borrado una programada.
5. Posibilidad de personalizar los días y el horario donde estás disponible de manera flexible y dinámica.
6. Exportación de datos para salvarlos en tu CRM (aún mejor si hay una integración). Si no sabes qué es un CRM.

El programa de reserva online también puede integrarse con funciones como recordatorios por SMS, para que pueda asegurarse de que sus clientes están al tanto de las próximas citas. Además, también pueden ver las franjas horarias disponibles y reservar una cita en función de sus preferencias. Mediante el uso de un programa de programación de citas, puede asegurarse de que sus clientes tengan la mejor experiencia posible al reservar una cita contigo.

Ventajas de un software para agendar citas

Usar un software para agendar citas online ofrece muchas ventajas a empresas y particulares. Está diseñado para ayudar a los usuarios a ahorrar tiempo y molestias a la hora de reservar, programar y gestionar citas. Con este software, la reserva de citas online está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que significa que los clientes pueden reservar citas desde cualquier dispositivo electrónico que utilicen y en cualquier momento.

Un buen software permite optimizar tu calendario ya que no solo facilita la gestión de las citas también los correos electrónicos automáticos de recordatorio, enviando una notificación de los próximos eventos. Además,el sistema de reservas online ayuda a organizar los datos de los clientes en un solo lugar para que los usuarios puedan acceder fácilmente a la información sobre cualquier cliente en cualquier momento. Por último, agiliza todo el proceso mediante la automatización de tareas repetitivas que, de otro modo, ocuparían un tiempo valioso.

Comparativa: los mejores programas para reservar cita online

Hay varias página webs que permiten la gestión de las citas con tus clientes de manera sencilla y en parte gratuita.

Te digo 3 que he probado, la última es la que estoy usando con mi empresa en este periodo (no es publicidad):

1. Calendly. Es la herramienta más famosa y que tiene unas funcionalidades básicas gratis y otras avanzadas de pago.
2. TidyCal. No es gratis pero cuesta 29$ lifetime, es decir que no estás obligado a pagar cada mes o cada año. Pagas solo 29$ de por vida.
3. Es la que uso yo ahora, como Calendly tiene funcionalidades gratis y otras de pago, pero las gratis son suficiente para hacer un montón de cosas.

Si quieres realizar un trabajo bien hecho en relación a tu cartera de clientes. No te quedes sólo en dar la posibilidad a los clientes o posibles clientes ponerse en contacto contigo, ve mas allá y haz estas dos cosas:

• Guarda los datos en un CRM para que tanto los datos de los clientes como sus actividades con la empresa, se queden guardadas en una base de datos.
• Crea una serie automatizada de correos pre y post llamada para acompañar el cliente en el servicio que va a recibir. Y por supuesto para recordarle que tiene una cita agendada así no arriesgas que no se presente.

Si has leido la entrada completa, ¡enhorabuena!

Ya has dado un paso más en tu crecimiento empresarial